Künstliche Intelligenz (KI) verändert den Arbeitsalltag in kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Berufen. Gerade für KMU, die nicht zwingend über dedizierte Ressourcen für den Umgang mit neuen Tools und Technologien verfügen, stellt sich dabei die Frage: Wie kann KI sinnvoll integriert werden, um Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen? Der Kaufmännische Verband Schweiz zeigt mit seiner internen KI-Arbeitsgruppe, wie der Einstieg gelingen kann.

Grundfragen zur Einführung von KI

Ursula Häfliger, Verantwortliche Politik beim Kaufmännischen Verband Schweiz, ist Leiterin dieser Arbeitsgruppe und hat den Prozess von Anfang an mitgestaltet. Sie erzählt: «Bevor ein Unternehmen KI einführt, sollten grundsätzliche Fragen geklärt werden. Welches Problem soll die KI lösen? Welche strategischen Vorteile bietet eine KI-Lösung, und welchen monetären Mehrwert kann sie bringen?». Eine klare Definition der Ziele helfe dabei, den Einsatz von KI zu fokussieren und den grössten Nutzen zu erzielen.

Die Antworten auf diese Fragen schaffen eine solide Grundlage für den weiteren Prozess. «Es ist wichtig, nicht einfach nur eine neue Technologie einzuführen, weil sie aktuell im Trend liegt, sondern weil sie konkrete Probleme lösen und messbaren Mehrwert schaffen kann», ergänzt Ursula Häfliger. 

Die Rolle der Datenqualität

Eine weitere entscheidende Frage betrifft die Datenqualität. Ohne hochwertige, zentralisierte Daten ist es schwierig, KI effektiv einzusetzen. Zudem müssen Unternehmen überlegen, welche Art von KI benötigt wird und ob diese bereits auf dem Markt existiert oder eigens entwickelt werden muss. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss dabei stets im Blick behalten werden. 

Für viele KMU kann es sinnvoll sein, mit bestehenden KI-Lösungen zu starten, die sich bereits in der Praxis bewährt haben. Diese bieten oft den Vorteil, dass sie relativ schnell implementiert werden können und keine hohen Entwicklungskosten verursachen. 

Best Practice: Die interne Arbeitsgruppe des Kaufmännischen Verbands Schweiz

Der Kaufmännische Verband Schweiz hat eine interne Arbeitsgruppe gebildet, die sich intensiv mit dem Thema KI beschäftigt. Diese Gruppe setzt sich aus Vertreter:innen aller Fachabteilungen zusammen und wurde mit dem Ziel ins Leben gerufen, die Einführung von KI im Verband systematisch und partizipativ zu gestalten. Diesem Ansatz liegt die Überzeugung zugrunde, dass die Expertise der Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Bereichen unverzichtbar ist, um KI erfolgreich zu implementieren.

Der Wissensstand zu KI ist sehr unterschiedlich

Eine interne Umfrage ermittelte den Wissensstand und die Nutzung von KI-Tools im Verband. Die Ergebnisse zeigten deutliche Unterschiede: Einige Abteilungen hatten bereits Erfahrungen mit KI gesammelt, während in anderen Abteilungen Unsicherheit über deren Einsatz herrschte.

Konzept zur Einführung von KI

Auf Grundlage dieser Ergebnisse entwickelte die Arbeitsgruppe ein mehrstufiges Konzept zur Einführung von KI im Verband. Ursula Häfliger erläutert: «Ein zentrales Anliegen war die Schaffung von Transparenz. Dazu organisierten wir regelmässige Schulungen und Workshops, um einen offenen Austausch zu fördern. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der Vermittlung von praxisrelevantem Wissen, das direkt im Arbeitsalltag angewendet werden kann.»

Vermittlung von Basiswissen

Ein Ergebnis der Arbeitsgruppe war die Erstellung eines Factsheets, das Basiswissen über KI vermittelt und als Nachschlagewerk für alle Mitarbeitenden dient. Dieses Dokument enthält nicht nur technische Informationen, sondern auch Leitlinien zum ethischen Umgang mit KI und zur Wahrung der Datensicherheit. Parallel dazu entwickelte die Arbeitsgruppe eine interne Unternehmenspolicy für den Einsatz von KI. Ein zentrales Element der Policy ist die klare Anweisung, den Output von KI-Tools stets auf Richtigkeit und Qualität zu überprüfen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Auch die Transparenz über den Einsatz von KI beim Gestalten von Texten oder Bildern, wie es z.B. der EU AI Act vorschlägt, ist für den Kaufmännischen Verband Schweiz ein Must (vgl. Redaktionelle Richtlinien des Kaufmännischen Verbands Schweiz). 

Learning by doing

Schliesslich geht nichts ohne Ausprobieren und Lernen: Um KI praxisnah zu erproben, schlug die Arbeitsgruppe ein geschlossenes KI-Tool vor, mit dem die Fachabteilungen eigene Use Cases entwickeln und in sicherer Umgebung testen können. Diese Experimente sollen Berührungsängste abbauen, das Lernen fördern und das Verständnis für die Technologie vertiefen.

Die Arbeitsgruppe identifiziert auch das Bedürfnis nach Weiterbildung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihre digitalen Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln können. Gezielt auf die Bedürfnisse der Abteilungen abgestimmte Angebote helfen dabei, mit der raschen Entwicklung Schritt zu halten.

KMU: So gelingt die erfolgreiche Implementierung von KI

Viele Mitarbeitende setzen KI-Tools bereits ein. «Deshalb ist es wichtig, dass KMU klare Richtlinien für den Umgang mit solchen Tools formulieren», sagt Ursula Häfliger. Zu diesem Zweck hat der Kaufmännische Verband Schweiz ein neues Merkblatt erarbeitet, das die wichtigsten Fragen und Empfehlungen zusammenfasst: Merkblatt «Künstliche Intelligenz im Berufsalltag – Chancen und Risiken». Das Merkblatt richtet sich an Arbeitnehmer:innen und Betriebe – v.a. KMU, die sich näher mit dem Thema KI befassen möchten. Es steht allen kostenlos zur Verfügung.

Für KMU, die KI einführen möchten, empfiehlt der Kaufmännische Verband Schweiz, gemeinsam mit den Mitarbeitenden folgende Fragen zu klären: Wie steht es um das Wissen und die Nutzung von KI? Gibt es bereits eine KI-Strategie oder Richtlinien? Ein internes Team sollte gebildet werden, das sich mit dem Thema auseinandersetzt und Schulungsbedürfnisse identifiziert.

Ursula Häfliger betont abschliessend: «Für eine erfolgreiche Implementierung von KI ist es essenziell, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an eingebunden werden. Dies stärkt nicht nur die Akzeptanz der Technologie, sondern fördert auch die Innovationskraft innerhalb des Unternehmens.» 
 

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt.

Erstmals veröffentlicht am: 11.9.2024
 

Autor:in: Sibylle Zumstein

Rund um die Thematik der Künstlichen Intelligenz (KI) hat auch ein neues Vokabular Einzug gehalten. Eine Begriffserklärung zu den wichtigsten KI-Begriffen finden Sie auf hier: KI-Begriffe einfach erklärt