Executive Assistants haben eine wichtige Funktion inne. Sie unterstützen Führungskräfte und Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsmitglieder mit vielseitigen Aufgaben, die weit über Terminplanung, Korrespondenz oder Reiseorganisation hinausgehen.

Stéphanie Dénis Darbellay erklärt: «Als Executive Assistant muss man alles wissen. Genauer gesagt: Man muss immer wissen, wo man Informationen und Antworten finden kann. Wir sind die Drehscheibe in einem Team.» Stéphanie fungiert als zentrale Kommunikationsstelle im Departement für Volkswirtschaft und Bildung beim Kanton Wallis, wo sie für den Staatsrat Christophe Darbellay zuständig ist. Für Alexandra Theiler, Executive Assistant des Verwaltungsratspräsidenten von BDO, ist ein:e Executive Assistant «eine hochqualifizierte Arbeitskraft, die Führungskräfte und Geschäftsleitung in wichtigen Aufgaben unterstützt». Ob Protokollführung, das Vorbereiten von Präsentationen, Projektmanagement oder die Erstellung von Berichten zuhanden ihrer Vorgesetzten – die Unterstützung des Managements erfordert sowohl strategisches Denken wie auch ganz konkrete operative Aufgaben. Der Fachausweis «Executive Assistant» ist ein Gütesiegel dafür, dass man diese Fähigkeiten beherrscht. 

Die Bedeutung des Fachausweises 

Alexandra führt aus: «Im Assistenzberuf ist der Fachausweis sehr wichtig. Ich hatte das Glück, unmittelbar nach meinem Lehrabschluss in diesem Berufsbild zu starten. Aber das ist nicht immer möglich, deshalb braucht es den Fachausweis. Man lernt, wie man Führungskräfte unterstützen kann und vertieft sein betriebswirtschaftliches Wissen. Dazu gehören auch Leadership Skills – denn oft führt man in dieser Rolle andere Mitarbeitende.» 

Kontinuierliche Weiterbildung 

Stéphanie, die schon länger im Beruf tätig ist, bildet sich laufend weiter, das gehört für sie dazu. Neben dem Fachausweis «Executive Assistant» kann sie auch einen Fachausweis zur HR-Fachfrau vorweisen und hat zudem ein CAS in Public Management absolviert. «Ich arbeite beim Departement für Bildung, da habe ich eine gewisse Vorbildfunktion», betont sie. 

Mit mehr Verantwortung kommt mehr Lohn 

Die Investitionen in die Weiterbildung zahlen sich aus. Im wortwörtlichen Sinne, aber auch in Bezug auf die Anerkennung des Assistenzberufs. Stéphanies Stelle beim Kanton ist in Bezug auf den Lohn höher eingestuft als die von anderen administrativen Mitarbeitenden. Sie ist Mitglied des Kaders, führt drei Mitarbeitende und ist Ansprechpartnerin für das HR in der Stabseinheit des Departements. Auch bei Alexandra hat sich der Fachausweis konkret in einem höheren Lohn niedergeschlagen: «Als ich den Fachausweis vorweisen konnte, habe ich eine Lohnerhöhung bekommen», sagt sie. Die Wertschätzung für den Assistenzberuf zeigt sich auch darin, dass Alexandra mit dem Fachausweis mehr Verantwortung bekommen hat. Sie betreut den Verwaltungsratspräsidenten, unterstützt den Finanzchef und führt ein Team von 13 Personen. Ohne die Weiterbildung wäre eine solche Aufgabe nicht möglich gewesen, sagt sie. Darüber hinaus arbeiten beide in einem sehr wertschätzenden Arbeitsumfeld mit guten Sozialleistungen und empathischen Vorgesetzten. «Mein Chef denkt an mich, ich habe sogar ein zusätzliches Weihnachtsgeschenk bekommen, das er persönlich ausgesucht hat», so Alexandra. Zudem würden alle Mitarbeitenden der BDO ab 2025 sechs Wochen Ferien erhalten, und die Sozialleistungen seien top. Stéphanie hat sogar unbezahlten Urlaub von sieben Monaten bewilligt bekommen und im Jahr 2021 an der Expo in Dubai gearbeitet: «Mein Chef hat sofort Ja gesagt – es war gar kein Problem für ihn. Ich habe mich riesig darüber gefreut.»

Das Berufsbild wandelt sich 

Das Berufsbild ist heute komplexer als früher. Stéphanie, die seit 20 Jahren in diesem Beruf tätig ist, erzählt: «Heute muss man alles wissen und das Tempo ist viel schneller geworden.» Der Umgang mit Künstlicher Intelligenz gehört mittlerweile zum Berufsalltag. Alexandra und Stéphanie arbeiten beide mit ChatGPT & Co., kennen aber auch deren Grenznutzen – nicht zuletzt in punkto Datensicherheit. Alexandra nutzt KI primär für repetitive kommunikative Arbeiten wie Einladungen schreiben oder ein Event-Programm erstellen und holt sich Inspiration oder Denkanstösse für weitere Textformen. «Ich setzte KI dort ein, wo ich Zeit sparen kann, werfe aber überall einen kritischen Blick drüber», sagt sie. Stéphanie nutzt KI-Tools, um Briefe zu schreiben oder Reden für den Staatsrat vorzubereiten. «Politiker halten bis zu drei Reden pro Tag», erklärt sie. KI hilft ihr dabei, eine Basis-Struktur zu erstellen, die sie dann ausbaut und thematisch ergänzt. Auch hier ersetzt KI nicht die Assistenz-Tätigkeit, sondern macht sie effizienter. 

Die Vielfalt der Aufgaben 

Der Assistenzberuf bietet viel Abwechslung in Bezug auf die Aufgaben – kein Tag sei wie ein anderer, sagt Alexandra. Und das Anforderungsprofil ist anspruchsvoller geworden «Die Assistenz wird heute viel stärker in Themen eingebunden», fügt sie hinzu. Dies helfe dabei, dass man viel besser unterstützen könne, und es mache den Job interessanter, weil man die Zusammenhänge besser verstehe. Auch Stéphanie wird jeden Tag mit neuen Aufgaben konfrontiert und übernimmt zusätzliche Verantwortung. «Die Anzahl an Aufgaben und die Komplexität wird weiter zunehmen», sagt sie. Beim Thema Fremdsprachen sind sich die beiden einig: diese seien ein grosser Mehrwert im Assistenzberuf. «Es wird geschätzt, wenn man in der Muttersprache des Gegenübers punkten kann», sagt Alexandra. KI könne dies nicht ersetzen. Beim Kanton, dem Arbeitgeber von Stéphanie, spricht jeder in seiner Muttersprache – als Executive Assistant muss man für diese Rolle zwingend mehrere Sprachen verstehen und sprechen können.

Zu wenig Männer im Beruf 

Der Assistenzberuf ist noch immer mit ein paar Klischees behaftet. Stéphanie sagt: «Bei uns gibt es immer Lernende beider Geschlechter, aber in der Verwaltung arbeiten nur sehr wenige Männer als Assistenten.» Alexandra mutmasst: «Vielleicht liegt es auch ein wenig in der Natur der Geschlechter. Frauen kümmern sich gerne um andere und wollen, dass es anderen gut geht.» Beide wünschen sich mehr Männer im Assistenzberuf. «Das wird kommen», ist Alexandra überzeugt. Es brauche einfach etwas Zeit. Sie sind sich sicher, dass die Titelanpassung und eine weitere Aufwertung des Berufsbilds den Beruf in Zukunft noch attraktiver machen wird.

Erstmals veröffentlicht am: 5.8.2024

Autor:in: Sibylle Zumstein