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Wirtschaftliche und technische Entwicklungen haben die Arbeitswelt in den letzten 20 Jahren stark verändert. Mobilität und Flexibilität der Beschäftigten nehmen zu und ständige Veränderungen sind die Regel. Auch die Büroräume sind vom Wandel der Arbeitswelt betroffen. Aus Kostendruck, dem Bestreben die Büroraumumgebung an die sich wandelnden Arbeitsweisen anzupassen oder zur Darstellung von Werten, Kultur und Image haben offene, flexible Büroräume mehr und mehr Verbreitung gefunden. Damit verbunden ist eine Diskussion über deren Auswirkung auf die Gesundheit. Es sind dabei weniger die Büroraumtypen (Einzel- oder Grossraumbüro), welche die Gesundheit beeinflussen, als vielmehr die Gestaltung der Büros.

Wie wichtig es ist, Büros und bürobezogene Veränderungen gesundheitsgerecht zu gestalten, lässt sich einerseits abschätzen, indem man den Einfluss auf die Arbeitsleistung und die Anzahl der Krankheitstage betrachtet. Andererseits leistet die gesundheitsgerechte Gestaltung von Büroräumen und begleitenden Veränderungsprozessen einen Beitrag zum betrieblichen Gesundheitsmanagement, welches in Bezug auf die demographische Veränderung (längere Lebensarbeitszeit), Bindung von Mitarbeitenden, „war for talents“ und Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt an Bedeutung gewinnt. Es ist anzunehmen, dass die Bedeutung der Themen in Zukunft noch zunehmen wird und Unternehmen stärker darauf angewiesen sein werden, die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft ihrer Mitarbeitenden zu erhalten und dadurch attraktiv aufzutreten.

Ist eine grössere Arbeitsplatzveränderung geplant, so ist Workplace Change Management, also die Einbindung und Begleitung aller Nutzenden durch alle Phasen einer Büroraumveränderung, ein wichtiger Erfolgsfaktor.

An dieser Stelle werden die zehn hilfreichsten Punkte im Workplace Change Management kurz und knapp zusammengefasst:

1. Projektvision und klare Projektziele durch oberste betroffene Führungsebene definieren, welche aus Unternehmensstrategie/-zielen abgeleitet sind.
2. Etablierung eines Projektsponsors, die oder der das Projekt aktiv und glaubhaft unterstützt.
3. Mitarbeitende möglichst früh informieren, mittels transparenter und ehrlicher Kommunikation. Kein Schönreden, sondern Vor- und Nachteile klar und möglichst greifbar darstellen.
4. Einbeziehen der Betroffenen auf allen Ebenen bei relevanten Themen. Keine Alibi-Partizipation!
5. Führungskräfte in die Verantwortung für den Veränderungsprozess bringen, sie dabei unterstützen und für die Bedeutung einer aktiven Vorbildrolle sensibilisieren.
6. Regelmässige Abstimmung zwischen Büroplanungsteam und Change Team institutionalisieren. Eine enge Verknüpfung zwischen Planungs- und Change Prozess birgt grosse Synergiepotenziale für beide Seiten.
7. Den Workplace Change Fahrplan aufgrund von Betroffenen-Feedback und regelmässigen Puls-checks dynamisch anpassen.
8. Expert:innen (interne und/oder externe) einsetzen für das Change Management. Nicht jede Person, die Change Aktivitäten anbietet, hat auch wirklich die Kompetenz diese durchzuführen.
9. Direkte Führungskraft und Mitarbeitende beim Aufsetzen des Workplace Change Fahrplans als Ressource berücksichtigen.
10. Feedback vor und auch nach dem Einzug ernst nehmen und Verbesserungen umsetzen.

Den kompletten Leitfaden für gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management inkl. konkreten Handlungsempfehlungen finden Sie hier.

Weitere Informationen zu New Work und dem Angebot von Gesundheitsförderung Schweiz hier.

Andrea Nussbaumer