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Praxistipps

Professionelle Briefe schreiben

Einen Geschäftsbrief verfassen will gelernt sein. Der Kaufmännische Verband Schweiz vermittelt die wichtigsten Tipps zum Thema in der Übersicht.

Es geht nicht einzig darum, was man sagt, sondern auch, wie man etwas sagt. Das gilt auch für die Kommunikation im Geschäftsalltag. Als Kompetenzzentrum für Beruf und Bildung im kaufmännischen Bereich weiss der Kaufmännische Verband Schweiz, worauf es in einem professionellen Schreiben ankommt. Unsere Tipps helfen bei der richtigen Ausdrucksweise und beim Aufbau.

Inhalt eines Geschäftsbriefs

  • Die Anrede «Guten Tag» wirkt vertrauter auf die Empfänger:innen, «Sehr geehrte:r…» ist formeller.
  • Seien Sie nur persönlich, wenn es angebracht ist. Formulieren Sie neutral und sachlich.
  • Vermeiden Sie Floskeln. Seien Sie innovativ.
  • Schreiben Sie aktiv und vermeiden Sie passive Formulierungen.
  • Bieten Sie Lösungen an, anstatt ihr «Bedauern» auszudrücken.
  • Schreiben Sie zum Schluss: «Freundliche Grüsse». Setzen Sie Ihre Unterschrift und Ihren Namen darunter. Eventuell fügen Sie noch Ihre Position hinzu. (Bei Rechtsadressierung ist der Schluss üblicherweise rechts, 117 mm von links.)
  • Listen Sie Anhänge drei Zeilenschaltungen nach Ihrem Namen auf. Falls kein Platz vorhanden ist, setzen Sie die Liste bei Linksadressierung rechts neben den Namen, bei Rechtsadressierung links.

Aufbau eines Geschäftsbriefs

  • Wählen Sie eine gut leserliche Schrift mit Schriftgrösse 10-12 Punkt.
  • Schreiben Sie den Text linksbündig und mit einfachem Zeilenabstand.
  • Der linke Rand ist 26-30mm breit, der rechte 15-20mm.
  • Falls ein Briefkopf mit Logo oder Adresse verwendet wird, ist dieser nicht höher als 38mm.
  • Die erste Zeile der Adresse des Adressaten beginnt 52mm von oben.
  • Linksadressierungen beginnen 26mm von links, Rechtsadressierungen 117mm von links.
  • Linksadressierungen und Rechtsadressierungen entsprechen beide der Schweizer Norm.

Beispiel für eine Briefdarstellung

Buchempfehlungen unseres Verlags SKV

  1. Die schweizerischen Regeln – knapp, klar und handlich: Das Buch stellt alle relevanten Schreib- und Darstellungsregeln sowie Normen für die Textverarbeitung und die Geschäftskorrespondenz zusammen. Zahlreiche Beispiele aus dem geschäftlichen Alltag helfen dabei, die Regeln und Normen korrekt anzuwenden und somit professionell im Büroalltag zu kommunizieren.

    Darüber hinaus werden die Grundlagen der Typografie erklärt, damit Dokumente nicht nur korrekt gestaltet, sondern auch optisch ansprechend und klar lesbar sind. Zum Nachschlagen, Lernen und Lesen – für eine professionelle schriftliche Kommunikation.

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  2. «So geht Korrespondenz» gibt Anregungen für einen persönlichen, abwechslungsreichen und wertorientierten Schreibstil in E-Mails und Briefen. Die Autorin gewährt inspirierende Einblicke in ihre Arbeit als Expertin für schriftliche Dialogsprache und Moderatorin für Unternehmenskommunikation. Mit pointierten Statements und fundierten Anregungen lädt sie dazu ein, Konventionen der Korrespondenz zu hinterfragen und die Sprache als verbindendes Medium von Mensch zu Mensch bewusst einzusetzen. Kurze thematisch geordnete Abschnitte, illustriert mit zahlreichen «Besser nicht»- und «Besser so»-Beispielen, laden zum Stöbern und Reflektieren ein und animieren Leser und Leserin, ihrer Korrespondenz das gewisse Etwas zu verleihen.

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  3. «Neue Wege der Korrespondenz» zeigt, wie für unterschiedliche Anlässe eine lebendige Briefsprache entwickelt werden kann.

    Dazu wird für Briefe und E-Mails die passende Kommunikationsstrategie gewählt, um unterschiedliche Informationsbedürfnisse angemessen umzusetzen: «Brief», «Briefing» oder «Mikro-Wording».

    Zahlreichen Top-Themen der Korrespondenz wird die passende Strategie zugeordnet und durch Mustertexte illustriert. «In»- und «Out»-Kommentare helfen bei der Umsetzung der Strategie in der eigenen Korrespondenz.

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