Professionelle Kommunikation ist wichtig, aber es kann oftmals herausfordernd sein, sie am Arbeitsplatz umzusetzen. Die Zunahme der hybriden Arbeitsformen hat es auch nicht vereinfacht. Trotz dieser Herausforderung bleibt professionelle Kommunikation am Arbeitsplatz für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen von Bedeutung. Folgend werden die grundlegenden Regeln der professionellen Kommunikation erläutert.

• Behandeln Sie Ihre Arbeitskolleginnen und -kollegen so wie Ihre Vorgesetzten stets mit Respekt und Höflichkeit, unabhängig von der Kommunikationsform.
• Verwenden Sie eine angemessene Sprache und einen Tonfall, der dem formellen Umfeld entspricht. Vermeiden Sie die übermässige Nutzung von Fachwörtern und Abkürzungen, die möglicherweise nicht von allen verstanden werden.
• Respektieren Sie die Zeit anderer, seien Sie pünktlich zu Meetings und halten Sie sich an vereinbarte Zeitpläne.
• Lernen Sie, Konflikte auf konstruktive Weise anzugehen und zu lösen, indem Sie offen kommunizieren und nach Kompromissen suchen.
• Achten Sie bei der schriftlichen Kommunikation auf die Rechtschreibung und die Grammatik.

Kommunikation per E-Mail

Verwenden Sie immer aussagekräftige und genaue Betreffs für Ihre E-Mails. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn mehrere E-Mails zum gleichen Thema kursieren. Ein unpersönlicher oder nichtssagender Betreff lässt Ihre Nachricht in den täglichen E-Mails leicht untergehen.

Ein CC verwenden Sie nur, wenn es gewünscht wird oder wirklich sinnvoll ist. Denn oft werden diese E-Mails gerade von viel beschäftigten Mitarbeitenden nicht gelesen.

BCCs sind No-Gos und nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt, nämlich bei Masseneinladungen, um die Privatsphäre der Empfänger:innen zu schützen.

Eine klare Struktur und präzise Formulierungen erleichtern es den Empfänger:innen, den Inhalt der E-Mail schnell zu verstehen. Vermeiden Sie lange Sätze und fassen Sie sich kurz und prägnant.

Bevor Sie Ihre E-Mail absenden, prüfen Sie, ob alle erforderlichen Anhänge beigefügt sind und korrekt funktionieren. Überprüfen Sie auch, ob die Anhänge für Ihre Empfänger:innen zugänglich sind und ob sie relevant für den Inhalt der Nachricht sind.

Kommunikation per Chat

Humor ist Geschmackssache und Ironie funktioniert meistens nur mit Leuten, die sich gut verstehen. Memes und GIFs können eine informelle Atmosphäre schaffen und die Teamdynamik stärken, sollten jedoch in Massen und passend zur Unternehmungskultur eingesetzt werden.

Besprechen Sie private Angelegenheiten in privaten Chats, um die professionelle Atmosphäre in Gruppenchats aufrechtzuerhalten.

Achten Sie darauf, einen respektvollen Ton zu behalten, auch in informellen Chat-Konversationen. Vermeiden Sie sarkastische Bemerkungen oder unangemessenen Humor.

Telefonate und Videokonferenzen

Vor Telefonaten und Videokonferenzen ist es wichtig, dass Ihr Audio- und Kamerasystem einwandfrei funktioniert und eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. In Videokonferenzen ist auch die nonverbale Kommunikation wichtig. Achten Sie auf Ihre Körpersprache: Mit einem leicht nach vorn gebeugtem Oberkörper signalisieren Sie Interesse am Thema. Bei anspruchsvollen Gesprächen sollten Sie besonders darauf achten, Ihre Gestik und Mimik zu entspannen, um ungewollte Botschaften zu vermeiden.

Aufmerksam zuhören ist eine Kunst und die Grundvoraussetzung für ein gelungenes Gespräch. Zuhören besteht nicht nur darin, nichts zu sagen und den anderen sprechen zu lassen. Gute Zuhörer:innen vermitteln Wertschätzung und gewinnen dadurch Vertrauen. Auf diese Weise erhalten sie wertvolle Informationen und können deshalb Situationen besser einschätzen. Viele Missverständnisse und Fehlentscheide können so vermieden werden.

Führen Sie das Gespräch strukturiert und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen angesprochen werden.

Halten Sie während des Gesprächs wichtige Informationen in Notizen fest und fassen Sie am Ende des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammen.

Verwendung von KI-Programmen bei E-Mails

Wenn Sie KI-Programme zur Unterstützung Ihrer Kommunikation verwenden, überprüfen Sie die generierten Antworten sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie korrekt und angemessen sind. Passen Sie den generierten Text und die Antworten an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an, um eine persönliche Botschaft zu vermitteln.

Bei der Kundeninteraktion mit KI-Programmen ist es wichtig, menschliche Empathie und Fingerspitzgefühl einzubeziehen, um eine positive Kundenerfahrung zu gewährleisten.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Verwendung von KI-Programmen die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens einhalten und sensible Informationen angemessen schützen.

Veröffentlicht am 24.4.2024